טיפ: כך תסננו כתובות אימייל כפולות באקסל

אם אתם רוצים להעיף מרשימת התפוצה שלכם כתובות אימייל שמופיעות פעמיים, כל מה שאתם צריכים זה חמש דקות וקובץ אקסל

לפעמים, כדי להביט מקרוב ברשימת התפוצה שלכם, אין מנוס מלייצא אותה לקובץ אקסל, ולשחק עם הנתונים בו. אקסל הוא כלי יעיל, אם יודעים איך להשתמש בו, ואחד הדברים שבהם הוא יכול לסייע לכם במיוחד הוא ניקוי רשימת התפוצה מכתובות אימייל כפולות. כדאי לציין שמערכת אקטיב טרייל מסננת כתובות אימייל כפולות לבד. אבל אם אתה רוצים לבדוק האם כתובות אימייל מסוימות מופיעות בשתי רשימות תפוצה, או לחילופין לדעת אלו כתובות אימייל מופיעות לכם פעמיים, כדאי שתדעו איך עושים זאת.

א. יצאו את רשימת התפוצה לקובץ אקסל

במערכת אקטיב-טרייל תוכלו לעשות זאת באמצעות העברת הסמן מעל הכפתור "לקוחות" בתפריט הניווט העליון, ולחיצה על "רשימת לקוחות" בתפריט הנפתח. בעמוד זה, סמנו את הצ'ק-בוקס שנמצא מימין למלים "דואר אלקטרוני", וכך תבחרו את כל הנתונים שברשימת התפוצה. לאחר מכן, לחצו על "יצוא".

שימו לב שאתם יכולים גם לייצא את רשימת הלקוחות מתוך קבוצות. כדי לעשות זאת, העבירו את סמן העכבר מעל הכפתור "לקוחות" בתפריט הניווט העליון, ולחצו על "רשימת קבוצות". לחצו על שם הקבוצה שברצונכם לייצא, ותגיעו למסך שבו מפורטים פרטי הלקוחות בקבוצה. סמנו את הצ'ק-בוקס שנמצא מימין למלים "דואר אלקטרוני", ולאחר מכן לחצו על "יצוא".

ב. הפרידו בין העמודות

קובץ האקסל שיתקבל עלול להיראות מפחיד בהתחלה, משום שהוא כמעט ולא מחולק לעמודות. בכל תא יש מספר נתונים שונים, וכדי שתוכלו לקרוא את הטקסט, תאלצו להפריד ביניהם לעמודות. כדי לעשות זאת, עליכם לעשות מספר צעדים.

ראשית, סמנו את העמודות שברצונכם להפריד. תוכלו לעשות זאת בקלות באמצעות לחיצה על ראש העמודה A, שתסמן את כולה.

לאחר מכן, גשו לתפריט הפקודות העליון ובחרו "נתונים". בתפריט שייפתח בחרו "טקסט לעמודות", וייפתח לכם חלון חדש בשם "אשף המרת טקסט לעמודות". לחצו על "הבא".

בשלב זה עליכם לסמן את התיבה "נקודה-פסיק" שבחלון ה"מפרידים". הנתונים בקובץ האקסל מופרדים זה מזה באמצעות נקודה-פסיק, ובסימון תיבה זו אתם מורים לאקסל להפוך כל נקודה-פסיק לעמודה חדשה. לאחר מכן, לחצו על "הבא". לאחר מכן לחצו על "סיום". אתם אמורים לראות עכשיו קובץ אקסל הרבה יותר ברור, שכל הנתונים בו מופרדים לעמודות שונות.

ג. סננו כתובות כפולות

סמנו את העמודה באקסל שבה מופיעות כתובות האימייל, ולחצו על "נתונים" בתפריט העליון. לאחר מכן העבירו את סמן העכבר מעל לפקודה "סנן" ובתפריט הנפתח לחצו על "סינון מתקדם".

יפתח לכם חלון פקודה בשם "סינון מתקדם", שבו תוכלו לשלוט באפשרויות הסינון. אם אתם רוצים שהכתובות החדשות יופיעו בעמודה חדשה, סמנו את האפשרות "העתק למיקום אחר". אם לא תסמנו אותה, כתובות האימייל המסוננות – כלומר, ללא כתובות כפולות – יופיעו באותה עמודה.

לאחר שסימנתם עמודה זו, לחצו על השדה "העתק אל", ובחרו עם העכבר על גבי טבלת האקסל את העמודה שאליה אתם רוצים להעביר את הכתובות. לאחר מכן, סמנו את הצ'ק-בוקס "רשומות ייחודיות בלבד", ולחצו אישור. וזהו, סיימתם; בעמודה הנבחרת תקבלו את רשימת כל כתובות האימייל, ללא כתובות שמופיעות פעמיים.

ד. מצאו כתובות כפולות

סינון הכתובות הכפולות הוא יעיל במקרה שאתם רוצים לדעת כמה אנשים באמת יש ברשימת התפוצה שלכם. אבל אם אתם רוצים פשוט לדעת אלו כתובות מופיעות אצלכם פעמיים, תאלצו לפעול בדרך קצת שונה.

ראשית, בחרו את העמודה של כתובות האימייל. לאחר מכן, העבירו את סמן העכבר מעל לכפתור "עיצוב" בתפריט העליון, ובחרו באפשרות "עיצוב מותנה". ייפתח לכם חלון בשם "עיצוב מותנה". בתפריט שמתחת למלים "תנאי 1" בחרו את האפשרות "הנוסחה היא" ובתפריט שלצידה כתבו =A2=A1.

לאחר מכן, לחצו על כפתור "תבנית" ובחרו את העיצוב שבו אתם רוצים לראות את הכתובות הכפולות. מומלץ להדגיש את הכתובות באמצעות גופן מודגש, אבל אתם יכולים לבחור בכל עיצוב שבו תחשקו.

לאחר מכן לחצו על "אישור", ושוב על "אישור". הכתובות הכפולות יופיעו בעיצוב שבו בחרתם. תיהנו.

תגים: אקסל, דיוור אלקטרוני, מגזין אקטיב טרייל, פילוח רשימת לקוחות, רשימת תפוצה